Anlage 1: Beschreibung der Datenverarbeitung von lector.ai

Stand: 17.03.2026

1 Zweck der Verarbeitung:

lector.ai ist ein Input-Management-System zur automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente. Der Zweck der Verarbeitung ist die Unterstützung des Kunden bei der Strukturierung und Weiterverarbeitung von Dokumenten, insbesondere im Rahmen der Eingangspostbearbeitung und vergleichbarer Geschäftsprozesse.

2 Art der Verarbeitung:

Die Verarbeitung umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Klassifikation und Kategorisierung von Dokumenten
• Trennung und Säuberung von Dokumenten (z.B. Entfernung leerer Seiten)
• Optische Zeichenerkennung (OCR) und Volltexterfassung
• Extraktion strukturierter Informationen aus Dokumenten
• Auslesen von Identifikationsmerkmalen
• Prüfung von Dokumenten auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Weiterleitung von Dokumenten an vom Kunden definierte Folgesysteme

Die Verarbeitung erfolgt automatisiert mit der Möglichkeit zur menschlichen Kontrolle über Verifizierungsoberflächen. Eine dauerhafte Speicherung oder Archivierung der Dokumente durch lector.ai findet nicht statt.

3 Umfang der Verarbeitung:

Der Umfang richtet sich nach den vom Kunden übermittelten Dokumenten und kann sämtliche Dokumente einer Organisation umfassen. Die Dokumente werden ausschließlich zum Zweck der Strukturierung und des Input Managements verarbeitet. Nach Abschluss der Verarbeitung werden die Dokumente gelöscht. Die Aufbewahrungsdauer ist vom Kunden konfigurierbar; eine längere Speicherung (typischerweise bis zu 30 Tage) kann zur Nachvollziehbarkeit von Prozessen erforderlich sein.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich an die in Anlage 3 genannten Subunternehmer und nur zur temporären Verarbeitung, nicht zur dauerhaften Speicherung.

4 Kategorien personenbezogener Daten:

Je nach den vom Kunden übermittelten Dokumenten können sämtliche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adressen, Telefonnummern)
• Identifikationsnummern (Kundennummern, Versichertennummern, Vertragsnummern)
• Vertragsdaten und Bestellinformationen
• Finanzdaten (Bankverbindungen, Rechnungsbeträge)
• Ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten), sofern diese in den übermittelten Dokumenten enthalten sind

5 Kategorien betroffener Personen:

Je nach den vom Kunden übermittelten Dokumenten können verschiedene Personengruppen betroffen sein, insbesondere:

• Kunden und Endkunden des Auftraggebers
• Antragsteller und Versicherte
• Vertragspartner und Lieferanten
• Mitarbeitende
• Sonstige in den Dokumenten genannte Personen